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国电建投将档案管理贯穿工程管控全过程

编辑:张超   发布时间:2016-03-21

       国电建投内蒙古能源有限企业(以下简称国电建投企业)是鄂尔多斯草原东南部一座大型现代化煤电一体化企业,它由布连电厂和年产1000万吨的察哈素煤矿及配套选煤厂组成。自2005年成立之初,该企业充满激情的创业者就提出了“创建优质工程、铸造行业经典”的管理理念,他们用求实的精神,取得了骄人的成绩。企业布连电厂先后荣获“国家优质工程奖金质奖”“国家煤电节能减排示范电站”称号,察哈素煤矿获得中国煤矿行业最高奖项“太阳杯”工程奖,并获评“绿色示范工程”。
       作为所有这些成就的参与者和贡献者,国电建投企业档案工编辑秉承“引领行业”的工作追求和“止于至善”的工作标准,树立了煤电行业档案管理人员的形象。他们从零开始,完善组织机构,强化体系设计,创新管理模式,高标准推动业务基础建设,在行业内率先设计了与实体工程一一对应的数据信息分类树,全面细化规范了各工程文件归档范围和标准,并通过引入监理主责的档案管理新流程,真正将档案管理纳入到实体工程管控全过程,使得在长达5年的察哈素煤矿工程建设过程中,涉及30多个参建单位的档案和图纸全部归档,无一遗漏,有效实现了档案管理与基建生产的无缝连接,为项目创优、提升档案价值做出了重要贡献。
       一、创新档案管理模式
       为确保基建档案的齐全、完整、真实和有效,国电建投企业针对行业特点和工程实际情况,聘请了熟悉煤矿工程项目、精通科技档案管理的专业人员组成档案管理小组,加强了档案管理的专业化水平。工程伊始,企业针对纷繁复杂的现场建设情况,借鉴煤电行业先进的档案管理理念和成熟经验,在基建档案管理中创新性引入了“监理负责制”的档案管理模式,即业主主导,监理主责,将档案管理与监理对工程的管控结合起来,强化过程管控,有效确保了档案的形成质量和归档及时。工作中,监理单位充分利用授权,要求各参建单位项目经理和相关部门负责人分片负责各自范围内形成的档案资料,形成了层层负责、上下联动的档案管理局面。同时,根据煤电行业特点,企业按照最新规范和创建一流煤炭档案管理项目的目标,从工作平台、管理流程、管理制度、技术服务等方面对察哈素煤矿及选煤厂档案管理工作进行了细致、全方位策划,并通过企业内网、编印档案管理工作简报、制作宣传展板等,积极提升全员参与档案管理的意识,有效提高了现场各参建单位对档案工作的重视程度,确保了档案管理工作的高水平启动,为强化后续档案管理打下了扎实基础。
       二、创新档案管理流程
       国电建投企业档案工作人员深入各参建单位进行了大量细致的工作调研,根据工程实际提出了将档案管理与工程建设“同进度适度超前、同标准管理在前、同考核严格在前”的基本思路和要求。一方面,他们将档案管理纳入了企业社会责任和文明单位创建考核范畴,并与监理单位、各参建单位一起创新管理流程,细化管理标准,全面规范了项目文件归档范围、归档时间、单位工程文件组卷目录,统一格式,并对归档文件的案卷题名、页面设置等提出了具体要求,确保了档案信息收集的完整和统一。另一方面,牢牢抓住过程控制这一档案管理关键环节,将文件资料的形成、流转、归档等一系列活动纳入监理对实体工程的管控程序之中,从机制上保障了档案管理与工程建设的同步推进。监理单位在查验工程实体质量时,同步审阅和把控文件材料质量,通过“工程实体质量与文件资料相结合、工程进度控制与文件资料控制相结合、工程款项支付与文件资料达标相结合”的方式,及时督促、管控文档收集和资料整理工作,并根据现场情况及时调整资料收集方式,实现了工程实体与工程资料的同步推进,有机结合。在档案管理过程中,该企业采用最新的《煤炭建设项目档案管理规范》作为项目档案标准,要求经自检达到归档条件的资料必须经过监理单位和档案管理人员共同进行审核,符合要求才予入库。
       三、提升档案服务水平
       国电建投企业不断优化档案管理App功能,根据煤矿档案分类和管理形成的特点,对App功能模块进行了框架设计,创建了以“指引路径清晰,查询快速方便”为特征的数据信息分类树。其中,在施工文件分类中把单位工程、案卷、卷内文件同时体现在一个界面中,设备文件分类也把设备类别、设备名称、设备文件名称同时录入,不仅实现了档案实体分类与App模块分类相统一,以及归档管理的网络化、标准化、定量化,而且也使档案类目更加清晰,检索输入更加方便,查阅调档更加迅速,形成了具有煤电行业特色的计算机档案管理模块体系。
       为使档案工作能够满足煤矿服务年限的需要,国电建投企业在紧张的建设资金中,划出专款投入档案硬件设施建设,实现了库房、办公室、阅览室“三分开”。目前,该企业察哈素煤矿及选煤厂建设中形成的7729卷档案、11282张图纸、5966卷副本、571张照片档案、399张光盘被有序保管、利用,先后为2130余人次提供了查阅服务。
       经过不懈的努力,国电建投企业档案管理工作已经站在了一个新的起点。相信国电建投档案工编辑,一定会继续心怀“对历史负责,为现实服务”的责任和使命,不断超越自我,在草原之巅的“兰香屋”里,越做越好。

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