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基于信息化融合的物资设备管理平台构建与实施

编辑:中国能源建设集团江苏省电力设计院有限企业   发布时间:2016-05-03

       中国能源建设集团江苏省电力设计院有限企业(以下简称江苏院),创建于1958年,为国家甲级电力勘测设计企业,是全国领先的省级电力勘测设计企业,连续多年名列全国百强,江苏省勘测设计企业综合实力首位。江苏省能源局在江苏院成立了江苏省能源规划研究中心,江苏院还拥有江苏省天然气发电及分布式能源工程中心、江苏省企业研究生工作站、江苏省博士后创新实践基地等多个工程研究和产学研平台。江苏院从业人员总量近800人,专业技术人员占80%以上,其中注册电气师、注册结构师和注册咨询师数量处于行业前列。近十年来,共获得国家优秀工程勘察设计金奖5项、银奖8项、铜奖10项,国家科技进步二等奖1项,并拥有140多项自主常识产权(其中发明专利35项),位居同行业前列。2000年以来连续多次被评为全国电力行业质量效益型先进企业,多次获得“全国电力行业质量管理奖”、“全国实施卓越绩效模式先进企业”等称号,被国家工商行政管理总局授予“全国守合同重信用企业”。江苏院注重两个文明建设和企业学问建设,多次获得全国电力行业企业学问优秀奖,连年获得“江苏省文明单位”、“江苏省五一劳动奖状”等称号。2014年营业收入达16.6亿元,利润总额为1.02亿元,人均经济效益名列行业前茅。
       一、基于信息化融合的物资设备管理平台构建与实施背景
       1.企业战略发展的需要。
       随着国家电力体制改革的深入,江苏院自2011年划转入中国能源建设集团有限企业。进入新集团后,市场环境、竞争格局也随之发生了较大变化。在新的竞争格局和市场压力下,江苏院依据集团发展战略和自身发展需要,制定了“十二五”发展战略规划,提出了“建设国内知名的科技型、管理型、现代化工程咨询企业”的发展战略,坚持走“精细化设计、精益化管理、规范化服务、品牌化运营”的“四化”运营之路。在总体战略的指引下,基础设施管理部门编制了《基础设施发展规划》,在基础设施的管理方面进一步提出了建设“一精四化”的管理目标,即装备精良、管理模式标准化、管理手段信息化、管理方式人性化和设施调配最优化。通过建设“一精四化”的物资管理体系,为企业“十二五”发展目标奠定坚强的物资保障基础。
       2.企业物资设备管理的需要。
       江苏院的所有资产可以分为勘测设备、信息设备、印制设备、交通设备、公共服务设施等五大类。虽然原有的《物资管理规定》对物资设备的管理作了原则上的规定,但是由于近几年物资设备变化较大,原有传统的物资设备管理模式已经不能满足现在的要求,根据统计,2011-2013年的物资设备账目与物资设备相符率分别为89%,93%,92%,物资设备闲置率分别为13%,11%,8%,统计结果显示物资设备管理问题比较明显。因此,江苏院需要开展物资设备管理模式的创新研究,并加以实施。
       3.企业信息化建设的需要。
       企业信息化就是利用现代信息技术,将企业的各个生产要素数字化的过程。信息化建设可以极大的促进企业生产水平和生产效率的挑高。江苏院信息化建设水平在行业内处于领先位置,但是相比较企业其他版块而言,物资设备的管理更多还是依靠大量人力完成,信息化程度较低,管理手段落后。
       二、基于信息化融合的物资设备管理平台构建与实施内涵和主要做法
       为了适应国家电力体制改革带来的市场环境、竞争格局变化,江苏院针对物资设备管理特点和现状,由总经理亲自挂帅,通过修订《物资设备管理规定》,采用信息化管理手段,开发了物资设备管理系统,建立了兼职资产管理员队伍,实现了物资设备的全寿命周期管理、实物管理和价值管理的统一。物资设备管理模式的改变一方面提高了企业物资设备管理水平,另一方面降低了企业物资设备成本支出。主要做法如下:
       1.切实加强领导。
       企业的生产要素主要由人、财、物、运营环境、时间、社会资源等组成,由此可以看出物资设备管理的重要性。而领导正是物资设备管理工作的组织者、指挥者。领导重视,才能发挥团队精神,形成合力,由部门行为上升为全局行为,树立共同走好一盘棋的思想。江苏院专门成立了的物资设备管理工作机构,分为领导小组和工作小组。其中领导小组由总经理亲自挂帅任组长,党委书记和分管副总经理任副组长,小组成员由领导班子其他成员构成;工作小组则由分管副总经理任组长,归口管理部门负责人任副组长,小组成员由其他各部门负责人组成。成立物资设备管理工作机构的目的就是要提高江苏院物资设备的管理水平,降低单位的物资设备成本,进而全面推进企业的转型发展。
       2.完善制度规定。
       江苏院原有《物资管理规定》虽然原则上对各部门的管理职责进行了划分,并明确了各资产使用部门在资产管理过程中的角色,但由于缺乏相应的管理细则,同时归口管理部门人力资源有限,再加上近几年发展速度较快,物资设备种类和数量也发生了很大的变化,因此在实际操作过程中,各资产使用部门遇到问题后,往往不知如何反馈,更谈不上及时解决。
       此次构建新物资设备管理平台江苏院首先就是从制度上着手,根据企业发展的总体规划和目标的要求,提出物资设备管理的发展思路和目标,将物资设备管理工作量化分解,使部门、科室、个人每个岗位都有权利和责任。新修订的《物资设备管理规定》是在原有规定基础上根据企业发展的需要以及多年物资设备管理的经验,并结合中国能建集团颁布的《中国能源建设集团有限企业设备管理暂行办法》和《中国能源建设集团有限企业设备管理暂行办法》整合修编而成,使得物资设备管理制度化、规范化、专业化。
       修订后的规定对所有的物资设备重新进行了分类和定义;在对物资设备归口管理部门职责进行细化的同时,进一步明确了使用部门的责任;以制度方式明确了建立兼职资产管理员队伍,加强日常、动态的实物管理;对物资设备管理的流程进行了重新的梳理。通过此次修订,为新物资设备管理模式的实施奠定了制度基础。
       3.推进信息化建设。
       近几年,江苏院发展迅速,员工队伍正日益扩大,相应的物资设备种类、数量也在快速增加,而传统的物资设备管理模式较为粗放,需要大量的人力、物力,物资调派往往也是拆东墙补西墙,造成资源浪费或效率低下,完全不能符合企业管理现代化的要求,改进物资设备管理手段已成当务之急。此次新物资设备管理平台江苏院大力推进信息化手段。通过多次的调研和对比,开展需求组分析,组织物资设备App开发商的招标和合同商签,完成了物资设备管理系统的开发与上线,实现了物资设备全寿命周期的信息化管理。江苏院作为常识密集型企业,物资管理区别于商贸、流通、生产行业,主要采取“年度计划,按需购买”的方式,侧重于物资的使用监管。本次开发的物资设备管理系统总体框架如下图所示:

       从预算管理的采购计划,到采购管理的过程审批,再到物资的实物管理,最后进入财务固定资产的价值管理,实现物资从购置计划、采购办理到实物使用和报废的全过程管理以及从实物角度到价值角度的全方位管理。物资管理系统涵盖固定资产管理和耗品管理两个部分,并具备以下主要功能:
       (1)物资日常管理:主要物资的入库、出库,出借归还,维修,转移,设备抽查,使用管理等。
       1)入库管理:支撑采购入库,划拨入库等多种入库方式,支撑自定义虚拟仓库;
       2)出库管理:支撑领用出库、集中发放和调拨等多种出库方式;
       3)出借归还、维修、转移等:支撑详细记录物资的流转过程,并随着物资流转,相应改变其保管人、存放地点等基本属性;
       4)支撑(虚拟)设备卡片。物资编码是设备卡片的唯一标识,包含物资分类,固定资产编码,价值,规格型号,计量单位, 实物管理部门,存放地点等基本信息;
       5)资产信息修改:能够批量修改设备参数信息。
       (2)物资库存管理:包括期初盘点及数据导入,库存查询、物资盘点、余额结转、盘点查询、库存分析。
       (3)物资检修管理:能够支撑维修申请及审批,完整记录维修过程,并统计某类设备的故障率。
       (4)归口管理:能够根据物资的实物管理部门进行归口管理。
       (5)条形码功能:物资入库时便能够生成资产的条码信息,并打印条形码;支撑手持终端扫码和操作。
       (6)资产盘点:采用条形码技术,根据实物扫描结果与数据库中数据进行比对,得出资产的实际情况,并可按部门、保管人、存放地点等生成盘盈明细表、盘亏明细表、盘点汇总表。
       (7)查询及报表:对单条或一批固定资产的情况进行查询,能从财务系统联查资产的价值信息;查询条件包括资产卡片、保管情况、名称规格、部门资产统计、有效资产信息、退出资产、转移资产、历史资产、起始及结束日期、单位或部门。
       (8)系统平台管理:支撑自定义物资编码、业务单据、报表;自定义业务流程及权限设置。自定义流程应能根据物资的“实物管理部门”属性自动判断审批流程。
       (9)固定资产价值管理:能够与财务核算系统关联,根据制定的规则(最低价值标准,用户可自行调整)将设备卡片推送至财务,财务确认后生成固定资产卡片,并能实现两者的相互联查,不列入固定资产的物资进入“耗品”模块。
       (10)耗品管理:耗品管理分为高值耗品和低值耗品管理两种模式,高值耗品按单件管理(同固定资产),低值耗品按“批,次,套”进行管理。能够记录入库量,领用记录及按耗品类别进行数量和价值的统计分析。
       (11)供应商管理:统一维护供应商信息,查询某供应商供给的资产清单;支撑供应商评价统计:物资管理员对每个供应商的打分评价,并可将打分进行汇总分析。
       (12)成套设备管理:勘测设备可以将多个设备组成一个虚拟的成套设备,方便外借,该成套设备与实际的勘测设备是虚拟的组合关系,不会因为将成套设备删除而影响实际的设备。
       (13)勘测设备外借:从业务系统获得相关的项目的需求(项目的其他相关信息),有勘测设备仓库管理员从仓库中挑选,可以是成套方式获取也可以单件获取。系统要能查询这些设备在各个项目上的流转情况。
       4.建立资产管理员队伍。
       由于江苏院的公共服务资产分布非常分散,办公家具等由职工个人使用、会议室设施等往往由各部门使用、而电梯设施等则由全企业使用,这使得各类资产使用状况的信息散落在基层,无法通过某个部门就能够及时收集全各类信息,这就需要建立一支管理员队伍来收集、反映相关信息。
       针对本次新物资设备管理平台,江苏院在人员配置方面建立了兼职资产管理员制度,确定了归口部门专职管理员和其他部门兼职资产管理员名单,并多次组织资产管理员进行物资设备管理方面的专项培训,提高资产管理人员的业务素质。在物资设备管理系统正式上线之前,组织管理员开展了彻底的实物清查工作,并将此次清查的数据作为基础数据,为物资设备管理App的上线提供了规范、详实的基础数据库,对所有物资设备的使用状态有了比较明确的掌握,摸清了家底。在物资设备管理系统上线后,则每半年组织管理员开展一次清查,保证所有物资设备的运行状态能够得到有效的监控和更新。
       兼职资产管理员制度使得各部门与归口管理部门之间建立一个有效的沟通纽带,使归口管理部门对资产“归口管理”的责任以及各部门对资产“协助管理”的责任能够真正落到实处,使各项资产的使用状况能够及时的汇总起来,并得到有效的处理。
       5.加强宣传工作。
       江苏院大部分的公共服务资产都是由广大员工直接在使用,各种问题也是由使用者最早发现的,只是通过固定的人或部门来对资产进行管理,始终无法做到第一时间掌握所有信息。因此,江苏院在全体员工中宣传“人人爱护公共资产、人人管理公共资产”的理念,并给予一定的精神奖励,使员工自觉、自愿的观察并主动处理遇到的问题,使得资产管理工作能够更有效的开展。
        三、基于信息化融合的物资设备管理平台构建与实施效果
       1.提升了物资设备管理水平。
       (1)通过制度修订,明确管理职责并确保管理落实。
       通过界定物资设备的范围、建立兼职资产管理员制度、重新梳理公共服务设施的维护流程等手段,明确了各部门在公共服务设施维护各流程中的作用,使该项工作能够顺利推进。
       (2)通过信息化手段,加强物资设备的管理成效。
       按照江苏院的战略发展规划和实际需求,开发了物资设备管理系统,通过物资设备管理系统既准确地反映了江苏院的物资设备现状,又体现出物资设备的过程管理,实现资产的全寿命周期管理、实物管理和价值管理的统一。综上所述,通过物资设备管理模式的创新探索,有效的提升了物资设备的管理水平,具体见物资设备管理指标表。


 
       2.降低了物资设备的成本支出。
       &新的物资设备管理模式从制度和手段上下手,全面提升物资设备的管理水平,确保物有所管,物尽其用,有效的降低了物资设备的成本支出。通过对物资设备管理的制度化和信息化,一是大大降低对人力资源的需求,从而降低人力成本,二是充分发挥物资设备的周转率和使用率,避免资源的浪费,从而节省了物资设备的使用成本。经统计,新物资设备管理模式实施后,在营业收入增加60%、员工数量增加7%(2014年对比2013年)的情况下,物资设备管理人员由17人减少为13人,减少幅度23.5%,物资设备成本支出降低13.8%。(主创人员:蔡升华、王  斌、王志坚、吴  刚、郑晓东、王  航、黄丕全、王凤昊)

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